辦活動 的成功關鍵-需要具備這樣的觀念,第一次就上手

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專欄作家/Ling

辦活動 說的簡單!做起來真的累死人

辦活動

「讓我們來辦一場活動吧!」

只要是能把人短期內聚集起來的行為,其實都可以說是一種活動,因此小到十人的研討會到數百人的演講,甚至是上萬人的選舉造勢,都可以說是活動,然而辦活動說起來簡單,但真正實行下來,其實有許多眉眉角角要注意,尤其從活動前期規劃、活動進行的處理、活動後的檢討等等,前兩個的每個環節都會決定活動的成功與否,而事後的檢討則是可以做為下場活動的依據,再度優化。

搞清楚為什麼要辦?(為何why)

相信很多人都覺得「辦活動」很重要,尤其一場好的活動不只達到「聚集人氣」的功能,更能打響品牌或者個人的聲量,但除了聚集人氣之外,在辦活動之前認清楚「為什麼要辦」是非常重要的,也是決定這個活動到底「會是誰來?」「怎麼辦?」「哪裡辦?」「何時辦」的核心要素。

就像蓋房子,好的架構才能經的起風吹雨打和地震,辦活動架構也是非常重要。而一個活動的架構說穿了就是人、事、時、地、物,對應上行銷人最常說的5W1H就,因此,在決定要不要辦活動之前,搞清楚這幾個要素可說是非常重要的。

誰會參與?(人WHO)

參與活動包含兩個部分,一個是活動工作人員,一個就是參加活動的人數,以及對應的參加人數需要多少個工作人員,而當中又會牽扯到來參加的人會是怎樣的樣貌?是親子、大人還是小孩等等,接下來也會依照活動的內容,需要再次地針對目標族群去思量,出席率、特殊的目標族群需求、時間地點是否會影響這群人參加意願等等,都是會左右一個活動是否成功的關鍵。

哪裡辦?(地WHERE)

接下來,地點的選擇也是非常重要,比如地點是否是目標族群「容易到達」的點,場地是否有人數和時間限制、租賃上有沒有其他限制、場地是否有噪音等等都是在挑選地點時需要注意的,而若是選擇戶外場所的活動,則更要注意雨備的方案,若是下雨有其他可以選擇的地點,或者場地有提供雨棚搭設的服務、附近是否安靜等,都是若選擇戶外活動的話必須多加注意的。

哪時候?(時when)

時間和其他因素比起來,感覺相對的簡單,但是有時候時間正是左右活動會不會成功的關鍵條件,而時間的決定除了大環境的影響之外,目標族群的生活習慣也將會和時間的決定息息相關,比如活動的目標族群是家庭主婦,在辦活動的時間點就必須避免三餐的時間,若目標族群是上班族,則就盡量避免平常上班的時間點,假日則要避免補班或者連假的時間點。

接下來該準備什麼?(物What)

也就是整個活動需要什麼樣的東西,在思量物品時,最好的辦法就是將活動內容的流程條列出來,再針對每個活動流程填上需要的物品,最好每個物品相對應負責保管處理的人員都要一併列出,不只「物有所管」,在清點時,也能達到分門別類的功效。在這個部分最重要也最需要被強調的莫過於「流程表」,好的流程表不只能讓每個工作人員有所依據,也能在活動事前做最完善的模擬。

如何辦(事How)

接下來是辦活動最重要的部分,就是如何辦,除牽扯到活動內容、活動流程、活動預算和活動宣傳等大小事項,更是決定活動成功與否的關鍵點。比如是公益團體想舉辦馬拉松的活動,那要如何將公益團體想要傳達的理念和馬拉松做連結,並且達到宣傳的最大效益,這些都必須經過縝密的事前規劃,甚至從報名的招募到場地的選擇和媒體的公關發稿、廣告宣傳等都必須緊緊和活動目的結合,因此可說是辦活動中最需要創意和邏輯思考能力的階段。只有這個階段完善,才能將一個活動的前中後進行完整的串連,必且在有限的資源和符合預算的限制下,達到活動效益的最大化。

最重要的觀念 !

活動永遠有意外,但永遠有準備

看到這裡,你是覺得辦活動很難?還是很簡單呢?其實辦活動沒想像中的複雜,大方向決定好之後,就是人事時地物按表填空;同樣的辦活動也沒想像中的簡單,因為辦活動的是人,參加活動的也是人,而人總是不按牌理出牌,因此對於辦活動的人來說,絕對要抱持著有意想不到的狀況發生叫做常態,沒有意想不到的事情發生叫你的本事的心態,唯有如此,才能以正面積極樂觀的態度面對任何活動中的突發狀況,最後,送給正要辦活動的你兩句關鍵箴言,祝你在辦活動的路上過關斬將一路順暢——「沒有意外才是意外」和「永遠都有Plan B」。