營隊迷思─該如何簡單籌備一場完美的營隊活動

專欄作家/涵

每當寒暑假,便是學生愉快出門玩耍的時候。這時各大團體與大學科系都會開辦營隊,歡迎國高中生前往參與。但是各位有沒有思考過,究竟營隊要怎麼籌辦,而國高中生在參與的過程中又應該注意什麼呢?

你是否認為營隊只不過是五天四夜的旅遊?就像校外教學、蜜月度假那樣大家快樂地遊戲,享受營隊場地內的每一樣有趣設施?

其實不然,營隊的籌辦沒有大家想像得容易;同理,參與一個營隊,也應該抱持正確的心態,才不會產生過於強烈的失落感。

一般團體開辦營隊需經半年以上的籌備時間,這之間包含招募人馬、資金,還要有完備的企劃。營隊籌辦方必須處理營期期間的食住行,所以場地租借與器材租借得在正式進入活動規劃前與相關單位交涉。若是第一次籌辦團隊,首先最重要的部分在於了解辦理一個營隊,目的為何?

以下可以大致分成四種:

一、 專業教育類型:以學習科學、藝術、專業學問為主的營隊,例如短期的研習營、基金會辦理的營隊等。

二、遊樂休閒類型:主力在體驗與享受,大多是接觸野外活動的營隊,諸如、登山、泛舟與浮潛等運動型營隊。

三、廣泛探索類型:這種型態通常融合學習專業學問以及團體活動的大地遊戲,最經典的例子便是各大學的科系營隊。

四、聯誼交友類型:專注於促進校與校之間的交流,讓學生透過與他校學生的互動學會如何溝通,促進情感聯絡。

四種不同類型的營隊目的會影響後續如何籌辦,無論如何招兵買馬是必要的工作,畢竟營隊不可能單靠一個人做起來。像專業教育類型就需要專業相關的人才、遊樂休閒型需要教練、廣泛探索型需要大量的「工人」、聯誼交友類型肯定要有能活絡氣氛的公關了。

再來,分配工作就顯得非常重要,越是大型的活動越需要優秀的分工,才能有效率的推進活動,以下這個簡單的組織圖給大家做參考。

總召:營隊實際負責人,有掌控全局的權力與責任。需要監督所有工作的進度,同時出席所有集體會議,擔任主席,協調各組之間的合作情況。適合具有決斷力與執行力的人擔任。

副招:為總召之分身,分擔總召的工作的同時,也使各組擁有第二管道能獲得他組情報。也是總之與各組之間的潤滑劑,適合善於統整資訊、協調性高者擔任。

總務部:最主要的工作在於管理營隊經費及其收支狀況,有必要時也需要尋找營隊的經費來源(尋求贊助)。簡而言之,整個營隊與前相關的事物都需要總務部來處理,是壓力最重,也是營隊能夠成立最大的支柱。適合精神堅韌之人擔任。

公關宣傳部:負責招生與宣傳、接洽場地、安排交通,所有對外事務的處理都是本組的工作。最需要善於溝通、說話有條理之人擔任。

秘書部:負責活動攝影、製作服務員與學員證書、檔案之管理與製作等、在比較精簡的組織架構下,同時也需要負責營隊的美術工作。適合斜槓技能人士擔任。

課程活動組:塑造營隊整體氣氛、營隊各類型活動設計與執行。如果是教育營隊,則變成課程規劃與講師邀請。適合點子多、性格活潑之人擔任。

現場部:又名機動組,在各組人力短缺之時進行人力支援,也在營隊進行時掌握各種大小事,應付各種突發狀況,並迅速排除。適合高行動力的人擔任。

各組看似獨立,實際上環環相扣,缺一不可。所以各組之間應該互相幫助,流通有無,萬萬不可有著「我是總務只管錢」或「我是秘書不做課程」的要命觀念。

    募集人力後,接著要苦惱的自然是辦理營隊的整體流程,流程會決定需要租借的場地、人力支援、資金以及是否要事先申請等事情。以第一次辦理營隊的初學者來說,建議依從學校、基金會等團體,一來這些團體可以提供場地支援,再者也能協助營隊上各種行政的問題。營隊的活動流程與籌辦類型的不同有絕對關係,比如要以學習基礎化學為目的,就不能摻雜太多純粹聯誼互動的活動,否則本末倒置,反而失去營隊籌辦的意義。

因此,與團隊討論營隊流程是相當重要的事情。

如果已經決定好流程,也詳盡規劃了每個活動的進行,接著要思考的便是活動場地、住宿場地等。這部分在前面有提過,若能請學校或基金會協助,在這方面遇到的阻礙會相對較小。除此之外,營隊的伙食也是營隊籌辦者需要事先考量的重點,要訂便當?要野炊?要訂餐廳?解決營隊三餐問題的方法很多,但如何能達到省時省力或省錢,就有賴個人的思考。

有些營隊不會只在單一場域比如學校舉辦,有時候甚至是要不斷轉換地點,這時便要將交通方式考量其中。除非想辦五天四夜的健走營隊,否則不建議從頭到尾都用步行的方式解決。一般情況下都會連絡遊覽車業者租賃遊覽車,如果強調營隊成員的自立自強,也有營隊會使用一起搭火車、捷運的方法移動,不過若是選擇這個方法,心臟要非常大顆──營隊成員如果在這種時候消失不見,後果可謂不堪設想。

這邊推薦大家可以使用甘特圖這個工具,參考圖如下:

使用甘特圖便可一目了然的知道何項工作該在何時開始何時結束,同時藉由不同顏色的線條可以更方便的區分各組職責,除了方便總召作控管,也知道問題發生時該找誰負責。

基本的食住行解決後,若是可以,籌辦者也要考慮參與營隊的成員在這過程中的成長或收穫。給予什麼、教育什麼都由籌辦者決定,該如何讓營隊成員在營期中盡興,不盡然只能一昧玩樂。每個營隊成員選擇營隊時也會預設自己在營期中能學習或獲得什麼,籌辦者在眾人力中必須思考其能力所及,怎麼把營隊內容變得有意義。

提醒各位想辦營隊的初學者,雖然營隊的初衷不能忘記,也請別忘記營隊畢竟是整天、數天的活動,參與其中的人力跟成員如果重複著相同、相似的活動終究會感到疲憊,適時地轉換活動內容,比如特意挪出時間讓大家自由交流、放鬆心情參與遊戲,都是值得參考的彈性活動。

辦理營隊需要學習的事情非常之多,籌辦者作為領導除了要能引導大家往正確的方向邁進,也肩負著許多責任和許多未知的問題與阻礙。籌備過程感到疲倦時想一想,如果今天的努力能換得營隊成員的正面回饋,也許就會有更多力氣繼續往前。

一起加油並勇往直前吧!